Prije svega, vrijedi shvatiti u kojim se uvjetima rađaju nove ideje i kako kreativni proces djeluje sa stajališta rada ljudskog mozga. Važno je shvatiti da kreativnost nije dar, već vještina koja se može razviti. Za nju nije odgovorna desna hemisfera, kao što se obično vjeruje, već cijeli mozak, stoga bi radno okruženje trebalo podržavati čitav lanac misaonog procesa, a ne neki zasebni dio.
Postoje 4 faze kreativnog procesa: priprema (prikupljanje informacija i stjecanje novih znanja), vaganje (uspostavljanje veza između trenutnog znanja i novih informacija), uvid (pojava nove ideje) i provjera (testiranje ideje na drugima).
Taj je postupak cikličan, odnosno kao rezultat provjere dobivamo povratne informacije, na temelju kojih generiramo nove ideje i procjenjujemo ih dok se te ideje u potpunosti ne formiraju i ne ispitaju. Bez trošenja odgovarajućeg vremena na svakoj od ovih faza nećemo dobiti djelotvornu kreativnu ideju.
S vremenom taj proces teče sve prirodnije, pogotovo što usavršavamo svoja znanja i vještine, slijedimo ispravne radne navike i razumijemo kako kombinirati nove ideje i odabrati najbolje. Vrijedno je napomenuti da će ljudi s opsežnim znanjem o raznim pitanjima vjerojatnije imati nove ideje. Kroz svoju znatiželju razvijaju otvorenost za nova iskustva, koja je usko povezana s kreativnošću. Njihovo duboko razumijevanje različitih predmeta pruža više "sirovina" za nove veze između znanja, što dovodi do novih ideja.
Konvergentno i divergentno razmišljanje
Postoje 2 vrste razmišljanja - konvergentno i divergentno. Prvi je odgovoran za pronalazak izravnog odgovora na određeno pitanje, koje zahtijeva poznavanje prethodno naučenih činjenica i metoda. A divergentno razmišljanje kreativni je proces donošenja rješenja, stvaranja novih ideja.
Konvergentno razmišljanje odgovorno je za dvije faze kreativnog procesa - provjeru i pripremu. U ovom trenutku asimiliramo nove informacije, pa je sposobnost fokusiranja vrlo važna za ovu vrstu razmišljanja. Kad okolina sa sobom nosi mnogo distrakcija, moramo uložiti više kognitivnog napora kako bismo kontrolirali svoju pažnju, a s obzirom na naše ograničene kognitivne resurse, u blizini radnog mjesta trebala bi postojati područja za odmor i oporavak.
Ometanje može biti i unutarnje, kad nam stanu na put vlastite emocije. Eksperimenti pokazuju da se pretjerano uzbuđena ili pod stresom produktivnost značajno smanjuje pri izvršavanju hitnih zadataka koji zahtijevaju koncentraciju. Istodobno, odsutnost emocija općenito, odnosno dosada, također negativno utječe na produktivnost, jer u ovom stanju ne možemo dugo zadržati pažnju. Primjerice, tijekom sastanaka naše misli često idu u drugom smjeru, ako tema nije zanimljiva. Stoga je za rad na koncentraciji važno da sami zadaci budu zabavni i izazovni, ali istodobno i izvedivi.
Suprotno tome, za zadatke koji uključuju divergentno razmišljanje vanjski podražaji mogu biti od pomoći. Faze vaganja i uvida manje su usredotočene i što više usmjeravamo pažnju na različite stvari, to je vjerojatnije da će se u našoj glavi pojaviti nova veza koja tvori novu ideju. Odnosno, za divergentno razmišljanje potrebna su područja s minimalnom razinom privatnosti, svijetlim dizajnom, otvorenim pogledima s prozora i predmetima nadahnuća koji pomažu potaknuti maštu i češće su ometani, unatoč činjenici da se to može činiti kontraproduktivnim.
Stratezi Haworth Ideation Group ističu da dosada koja smeta normalnom, usmjerenom radu može u velikoj mjeri generirati nove ideje. Studije pokazuju da kada smo opušteniji, razmišljamo o nečemu što nam odvlači pažnju ili smo uključeni u rutinske aktivnosti, naš mozak u pozadini razmatra razne mogućnosti za rješavanje problema i traži prave veze, formirajući nove ideje. Stoga uvid često dolazi iznenada kad nešto učinimo nesvjesno, na primjer, vozimo se javnim prijevozom ili hodamo ulicom.
Razumijevajući ovaj proces, mnoge tvrtke stvaraju posebna mjesta na kojima se ljudi mogu omesti u poslu i nakratko promijeniti aktivnosti, tako da je mozak u to vrijeme radio na novim idejama. Na primjer, ovo bi moglo biti igralište ili teretana. Poznavanje preferencija vaših zaposlenika olakšava stvaranje pravog prostora za njih, inače postoji rizik od rješenja koja nitko neće koristiti.
Nažalost, potreba za stvaranjem različitih zona ne uzima se uvijek u obzir, a često u uredima prevladava ista vrsta rasporeda - ovo je ili potpuno otvoreni prostor tipa otvorenog prostora, ili sustav ormara s visokim preprekama. Da bi se stvorilo okruženje pogodno za inovacije, potrebno je održavati ravnotežu između otvorenih i zatvorenih prostora, kao i težiti raznim funkcionalnim područjima kako bi svaki zaposlenik za sebe mogao pronaći optimalno mjesto gdje će moći napuniti energiju, razmišljati o zadatak ili odvlačite pažnju kako biste uhvatili inspiraciju …
Kada ured ima zone za konvergentno i divergentno razmišljanje, zaposlenici mogu proći kroz sve faze kreativnog procesa, naizmjenično se prebacujući između tih načina. Stručnjaci Haworth Ideation Group tvrde da svaka osoba ima različitu učestalost prebacivanja i ovisi o nekoliko parametara: koliko se dobro može koncentrirati, koliko vremena treba za odmor i oporavak energije, količinu znanja koja već ima, potrebu za dodatnim znanjem i trenutne faze kreativnog procesa.
Prema istraživanju, 10% najproduktivnijih zaposlenika u prosjeku napravi pauzu od 15 minuta nakon svakog sata fokusiranog rada. Prebacivanje između načina rada može se dogoditi s različitim frekvencijama, ponekad tako brzo da više nije moguće utvrditi u kojem je načinu osoba. Upijamo informacije, smišljamo nove ideje i odmah ih pročišćavamo - i to sve bez dodatnih napora. U ovom smo stanju maksimalno usredotočeni, dok se kognitivni napori ne troše na održavanje koncentracije, već na pronalaženje novih ideja i rješenja. Dakle, istovremeno angažiramo konvergentno i divergentno razmišljanje. Istodobno gubimo pojam o vremenu, ali dosežemo maksimalnu razinu produktivnosti. U ovo stanje, koje se naziva „protok“, nije lako ući, ali s pravim vještinama, stavom i motivacijom i odgovarajućim radnim okruženjem koje podržava sve potrebne uvjete i vrste aktivnosti, puno je lakše postići.
Timski rad
Da bismo nadopunili svoje ideje i testirali njihovu korisnost i originalnost, moramo komunicirati s drugim ljudima. Odnosno, kreativni proces utječe ne samo na individualni, već i na timski rad, tijekom kojeg se razmjenjuje znanje.
Za uspješan timski kreativni rad, svi sudionici procesa moraju biti dobro upoznati jedni s drugima, imati komunikacijsko iskustvo, zajednička sjećanja i povijest odnosa. Otvorenija međuljudska komunikacija i dobri odnosi među kolegama potiču lako i iskreno izražavanje misli i ideja. Zaposlenici se ne boje istinito raspravljati i ocjenjivati prijedloge, kao i čuti kritike zauzvrat.
Povjerljivu komunikaciju može ometati organizacijska kultura tvrtke u kojoj se pogreške osuđuju i kažnjavaju. U ovom se slučaju ljudi ne usuđuju preuzeti odgovornost i preuzeti inicijativu. Kad se u tvrtki cijene nove ideje, a pogreške tretiraju kao korisno iskustvo nakon neuspjeha, zaposlenici se ne boje reći stvari koje inače ne bi izrazili.
Dakle, stvaranje učinkovitog kreativnog okruženja zahtijeva ne samo područja za timski rad, gdje se mogu riješiti funkcionalni zadaci, već i društvene prostore koji promiču neformalnu komunikaciju i poboljšavaju timski duh u tvrtki.
Uz to, prema studiji tvrtke Haworth Ideation Group, kreativnost zaposlenika najveća je u onim tvrtkama ili odjelima u kojima je hijerarhija slabije izražena. Odnosno, za učinkovit razvoj inovacija treba težiti stvaranju malih timova i radnih grupa s vodoravnom upravljačkom strukturom koji međusobno komuniciraju unutar organizacije, kao i s vanjskim agentima, što rezultira većim brojem interakcija i veze između predmeta znanja.
Organizacija prostora za kreativni proces
Kada stvarate zone za rad u koncentraciji, trebate ne samo osigurati potpunu ili djelomičnu privatnost, već i pružiti korisniku mogućnost da prilagodi mjesto sebi i svojim radnim preferencijama kako bi se povećala upotreba kognitivnih resursa. Da biste to učinili, obratite pozornost na sljedeće četiri točke.
Mačevanje. Zaštita od smetnji koje ometaju fokus, uključujući vizualne barijere (zidovi, pregrade), informativna upozorenja (ne ometaju znakove) ili zvučne barijere (slušalice ili dovoljna udaljenost od izvora buke).
Pristup informacijama. Pružanje prostora digitalnim i fizičkim materijalima (knjige, časopisi, dizajnerski predmeti) kako bi zaposlenici dobili nove informacije ili osvježili postojeće znanje.
Vizualizacija. Dovoljan broj površina za vizualni prikaz informacija, zapisa, argumentacije i vizualne komunikacije.
Komunikacije. Komunikacija putem medijskih rješenja ili osobna interakcija s drugim kolegama radi razmjene mišljenja o određenoj temi.
S obzirom na ove atribute, korisnik će imati izbor koji će se alati koristiti i kako. Primjerice, pristup informacijama važniji je za individualni rad, dok se vizualizacija češće koristi za grupnu raspravu.
Prostor za odmor i nadopunu zaposlenicima treba omogućiti izbor mjesta i vremena. Neki ljudi vole kratke pauze kako bi se brzo odvratili, napravili pauzu i vratili se zadatku, drugima je potrebno više vremena za oporavak, što zahtijeva odvojena područja za individualni ili grupni odmor. Organizacija ovih zona ovisi o tome koje metode "punjenja" zaposlenici odaberu i koliko im vremena treba za to. Uzimajući u obzir različite individualne karakteristike zaposlenika, potrebno je osigurati raznolika područja za rekreaciju i regeneraciju tako da svaki zaposlenik pronađe sebi najudobnije mjesto.
Korisnička kontrola prostora u odmorištima daleko je manje važna nego u koncentriranim radnim područjima. No istodobno im je potrebno pružiti osnovne alate za vizualizaciju i komunikaciju, na primjer Wi-Fi i ploču, u slučaju da postoji nova ideja koju želite podijeliti.
Da ne bi opteretili kognitivne resurse zaposlenika, koji su bolje usmjereni na kreativni proces, navigacija u prostoru trebala bi biti jednostavna i intuitivna. To se odnosi ne samo na mjesta za koncentrirani posao ili slobodno vrijeme, već i za cijeli ured općenito. Da biste to učinili, svaka zona je istaknuta posebnom bojom, natpisom, grafikom, arhitektonskim elementom. Također, zaposlenici bi trebali odmah razumjeti svrhu određenog prostora i koju vrstu aktivnosti je najbolje obavljati u njemu. To će vam omogućiti da vam ne odvlače pažnju nepotrebne misli ili dugotrajna potraga za prikladnom zonom, već će vaše kognitivne napore odmah usmjeriti u konstruktivnom smjeru.
Stoga stvaranje uredskog okruženja za učinkovit kreativan rad nije samo razvijanje kreativnog, nadahnjujućeg interijera. Ovo je složen proces, uslijed kojeg je potrebno osigurati potreban broj različitih funkcionalnih područja s različitim razinama privatnosti i zvučne udobnosti za individualni i grupni rad, kao i razna mjesta za regeneraciju i kolektivno rekreacija, pridonoseći povećanju timskog duha tvrtke.
