Tijekom proteklog desetljeća, dominacija otvorenih prostora u modernim uredima postala je sve izraženija, istiskujući druge vrste organizacije prostora. Iako otvoreni prostor poboljšava interakciju zaposlenika i smanjuje troškove nekretnina, također otežava fokusiranje i koncentraciju na posao, što negativno utječe na produktivnost i u konačnici može nadmašiti koristi.
Naravno, gotovo svaki bi ured trebao imati otvorena komunikacijska područja koja povećavaju učestalost i učinkovitost interakcije zaposlenika i povećavaju vjerojatnost inovacija. Međutim, takva područja stvaraju smetnje vida i buke na otvorenim prostorima koji ometaju koncentraciju, a posao koji zahtijeva koncentraciju jednako je važan kao i timski rad. Stoga je vrijedno shvatiti što točno utječe na koncentraciju, kako možete izbjeći gubitak, a također i kako kompetentno kombinirati otvorena područja s područjima za usmjereni rad.
Svi znaju za problem buke i gubitka koncentracije u otvorenom svemiru, ali, nažalost, malo je onih koji se ozbiljno bave tim pitanjem. Možda zato što se zvuk ne može vidjeti, podcjenjujemo njegov značaj. Primjerice, ako bi došlo do curenja u uredu, iako ne vrlo ozbiljnog, odgovorno osoblje odmah bi ga počelo popravljati. Zvučno "curenje" može biti jednako štetno za uredski posao, ali iz nekog razloga lako zanemarimo ovaj problem, za razliku od mokrog tepiha.
Prema istraživačkom centru Haworth, zaposlenici u prosjeku gube 28% radnog vremena zbog ometanja u uredu. Kao rezultat, svoj radni dan moraju započeti rano ili ostati kasno kako bi izvršili sve zadatke koji zahtijevaju tišinu i koncentraciju. Ovaj problem nije daleko od novog. Uredski radnici često trebaju mjesta za povlačenje i fokusiranje, a nažalost, ovaj se čimbenik najmanje uzima u obzir u otvorenim radnim prostorima. Prema statistikama iz studije, više od polovice svih zaposlenika vjeruje da je teško koncentrirati se u svom uredu, zbog čega gube puno vremena.
Osim vizualne gužve i onečišćenja bukom s kojima se zaposlenici moraju suočiti u uredima otvorenog plana, zasićeni su smetnjama poput e-pošte, zujanja pametnih telefona i iskačućih poruka. Višak informacija iz kontinuirane mobilne i internetske komunikacije "paralizira" ih, ostavljajući manje vremena za fokusiranje na njihov rad i nestandardno rješavanje problema. Ljudski mozak djeluje na isti način kao i prije tisuću godina, ali sada imamo sve te tehnologije i naša biologija nije išla u korak s njihovim razvojem. Preopterećenost informacijama brzo je postala glavni negativni trend na tržištu ljudskog kapitala.
Gubitak koncentracije
Dok radi na jednom zadatku, osoba se može usredotočiti na takav način da će percipirati samo one informacije koje smatra važnima, zanemarujući sve ostalo. Ovo je nevjerojatna sposobnost ljudskog mozga. Međutim, kada se pojave višestruke smetnje, pažnja se često prebacuje s zadatka na manje važan.
Važno je napomenuti da se smetnje mogu podijeliti na dvije vrste: unutarnje i vanjske. A prema studiji, prosječno su potrebne 23 minute da se zaposlenici preusmjere i vrate na posao prekinut vanjskim ometanjem. Zanimljivo je da se pritom usredotočuju na barem još dva zadatka prije nego što se vrate na onaj koji su radili prije.
Unutarnji čimbenici su u pravilu osobne misli ili iskustva koja nisu izravno povezana s poslom, na primjer, što jesti za ručak ili koje stvari ostaju za večer. Povratak na posao, ometen unutarnjim čimbenicima, kako se pokazalo, nešto je teži i traje oko 30-35 minuta. Dakle, trošimo dosta kognitivnog napora kontrolirajući vlastite misli koje nam odvlače pažnju. Stoga je toliko važno minimalizirati učinak vanjskih čimbenika - uostalom, što je više napora potrebno za suočavanje s vanjskim čimbenicima, to će češće osoba biti ometena i više vremena će biti izgubljeno.
Što je više zadataka više, to je niža učinkovitost
Ljudski mozak nije sposoban obrađivati informacije na isti način kao računalo koje može istodobno izvoditi nekoliko procesa. Ljudi imaju tendenciju biti više u slijedu radnji. Kad pokušavamo izvršiti dva ili više zadataka, često se osjećamo kao da to radimo odjednom. U stvarnosti, prebacujući se između zadataka, gubimo puno vremena, a što su dulje izvršeni, to više gubimo koncentraciju i više grešimo. Mnogi se čak bave multitaskingom kao drugim oblikom distrakcije, jer višestruki zadaci imaju tendenciju odvlačenja pažnje među njima.
Primjerice, imamo zadatak napuniti nekoliko čaša iz jedne boce vode. Ne možemo ih napuniti istodobno, pa ih ispunjavamo ili jednu po jednu ili malo po malo, vraćajući se iznova u prazne čaše. U prvom ćemo se slučaju, očito, nositi brže i učinkovitije, dok će u drugom slučaju proces trajati dulje, dok više čaša možemo uliti više vode. I što više čaša, to će dulje trajati ovaj proces i više vode ćemo proliti.
Tehnologija može biti posebno izazovna kod multitaskinga, jer smo uz sve smetnje u stanju da se pripremimo za rastresenost, a većina ljudi jednostavno se ne nosi dobro s multitaskingom. Stoga, usredotočujući se na jednu aktivnost, radimo produktivnije. Pogotovo u "protočnom" stanju.
Uđite u potok
Flow je koncept u psihologiji koji je razvio mađarski psiholog Mihai Csikszentmihalyi 1970-ih. Ovaj se izraz odnosi na mentalno stanje u kojem je osoba u potpunosti uključena u određenu aktivnost, motivirana, puna energije i često gubi pojam o vremenu. Na taj način radi ne samo produktivnije, već i kreativnije.
Vanjske smetnje mogu ometati fokus, ali imaju malo ili nimalo utjecaja na one u stanju "protoka". Na primjer, glazbu u uredu jedan može shvatiti kao distrakciju, a drugi gotovo neprimjetno, premda su oboje usredotočeni na isti zadatak. To može značiti da je drugi već ušao u stanje "protoka", dok drugi to samo pokušava učiniti, ali vanjski čimbenici ga ometaju.
S druge strane, vanjski podražaji ne moraju odvlačiti pažnju, već, naprotiv, mogu biti korisni za obavljanje posla. Ponekad je potrebno razumjeti i procijeniti vanjsku situaciju i okoliš. Ova situacijska svijest može biti korisna za određene aktivnosti. Primjerice, tijekom vožnje osoba je usredotočena, dok treba procijeniti razne situacijske čimbenike: cestu, semafore, ostale sudionike u prometu.
Produktivan uredski rad zahtijeva i svjesnost o situaciji i ulazak u "tekuće" stanje. Nažalost, nemoguće je istovremeno biti u obje države, stoga, uzimajući u obzir trenutne zadatke, okolnosti te unutarnje i vanjske čimbenike, zaposlenici se moraju prebacivati između njih. A uredski bi prostor trebao podržavati rad u svakoj od ovih država.
Dizajn radnog prostora za koncentraciju
Ometanje neće nestati, ali uredski prostor trebao bi rad usredotočiti, a ne stvarati nove prepreke za postizanje "tekućeg" stanja.
Potrebe za radom zaposlenika mijenjaju se tijekom dana, ovisno o zadatku. Primjerice, prvo trebate sortirati poštu, uputiti nekoliko poziva, zatim se pripremiti za sastanak, razgovarati o zadacima s kolegama, a zatim pripremiti komercijalnu ponudu. Samo integriranim pristupom dizajnu možete stvoriti prostor koji je pogodan za sve navedene aktivnosti.
Ovaj holistički pristup organiziranju uredskog prostora obuhvaća pet principa: raznolikost, izbor, kontrolu, prepoznavanje i nadopunu.
Raznolikost. Ne birajte između otvorenog i privatnog prostora, zaposlenicima trebate pružiti oboje, a također im dati priliku da odaberu odgovarajući prostor za svaki zadatak. Posao koji zahtijeva koncentraciju može se izvoditi u bilo kojem području: nekome je ugodnije na otvorenom prostoru uz zvuk uredskog brujanja, dok nekome treba potpuna tišina na osamljenom mjestu. Glavna stvar je da su obje vrste prostora predstavljene u uredu.
Izbor. Vjerujte svojim zaposlenicima da će odabrati gdje, kako i kada će raditi svoj posao. I sami će moći pronaći uvjete u kojima će biti najproduktivniji.
Kontrola. Dajte zaposlenicima kontrolu nad njihovim radnim mjestom. Ako za njih odlučite sve, velika je vjerojatnost da će se pogriješiti s njihovim preferencijama. Na primjer, odlukom eliminirati smetnje buke među zaposlenicima i izolirati ih od zajedničkih područja, tvrtke mogu značajno pogoršati interakciju kolega. Umjesto toga, dajte zaposlenicima mogućnost reguliranja privatnosti njihovog radnog mjesta, učestalosti interakcije s kolegama, kao i kompleta dodatne opreme, razine osvjetljenja, temperature itd. Sama spoznaja da mogu kontrolirati svoj radni prostor može nadoknaditi neke negativne učinke ometanja.
Priznanje. Dolazak od točke A do točke B, pa do točke C trebao bi biti jednostavan. Jasni i jednostavni rasporedi omogućavaju ljudima brzu navigaciju u svemiru i izbjegavanje neugodnih situacija i gubljenja vremena. Doista razumljiv izgled omogućuje zaposleniku da mentalno zamisli mapu ureda, pronađe kolege u njoj i intuitivno shvati svrhu svake zone. Kada jasno razgraničite funkcionalna područja, ne preopterećujete kognitivne procese zaposlenika nepotrebnim mislima i oni su odmah spremni usmjeriti svoju energiju na izvršavanje zadataka, umjesto na pokušaj snalaženja u svemiru.
Dopunjavanje snaga. Dajte zaposlenicima vremena i prostora za pauze. Kada se dugo koncentriramo na posao, troši se puno energije i tijelo se brže umara. Naš mozak čini zaista nevjerojatne stvari dopuštajući nam da se dugo koncentriramo na nešto, ne obraćajući pažnju na distrakcije. Stoga je "punjenje" nakon takve aktivnosti jednostavno potrebno. Jedna od mogućnosti za punjenje energije je uživanje u pogledu s prozora uz kratku pauzu od posla, a svaka tvrtka trebala bi pružiti ovu priliku. Također možete uzeti kratke pauze tijekom dana kako biste priuštili nešto ili čavrljali s kolegama u neformalnim područjima. Jedna ili dvije duže pauze, poput odlaska u teretanu ili šetnje izvan ureda, mogu pružiti potreban poticaj energiji za dulji radni trening. Važno je zaposlenima pružiti ove mogućnosti kako bi uvijek bili pod naponom da rade koncentrirano.
Problem koncentracije u ruskim uredima
Denis Chernichkin, direktor tvrtke Haworth Business Interiors, dao je svoje komentare na ovu studiju i povezao ih s ruskom stvarnošću.
“Problem koncentracije na otvorenim prostorima u Rusiji nije ništa manje hitan nego na Zapadu. Čak bih rekao da je to pitanje još akutnije. Činjenica je da se, na primjer, američke tvrtke većinom oprezno kreću prema otvorenom prostoru i koriste ga samo za određene odjele ili zone. U ruskim uredima ovaj je prijelaz postao oštriji i izravniji, ne uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti zaposlenika i njihove stilove rada. Štoviše, često u brojnim redovima monotonih "klupa" praktički nema razgraničenja ili akustičnih barijera. Zašto buka i druga smetnja dosežu kritične razine. To potvrđuje i naše istraživanje Ideation u ruskim uredima, što rezultira stalnim potvrđivanjem da je u gotovo svakoj tvrtki glavna zamjerka zaposlenih nedostatak privatnosti i nemogućnost koncentracije.
Kako bi se zaposlenici usredotočili na svoje zadatke, radni prostor trebao bi pružiti jasno definirana područja za timski, individualni i usmjereni rad. Te se zone ne bi trebale natjecati, već se nadopunjavati. Veća raznolikost i dostupnost ovog ili onog prostora omogućava zaposlenicima da koriste najprikladnije okruženje za trenutni zadatak i omogućava im da ne odvlače pažnju susjedima, kao i ublažava dosadnu monotoniju ponavljanja otvorenih prostora, poboljšavajući akustičnu udobnost.
I naravno, izuzetno je važno osposobiti zaposlenike za pravilno korištenje prostora. Potrebno je ljude uključiti u proces promjena od samog početka, jer je puno lakše provoditi ideje dobivene komunikacijom s kolegama, a ne nametati druge. Tvrtke trebaju ojačati novo ponašanje dobro artikuliranom strategijom promjena, komunikacijom i obukom. U ovom slučaju neće naići na otpor zaposlenika, a učinkovitost inovacija bit će što veća. Na temelju istraživanja Haworth
