U posljednje vrijeme koncepti agilnog i baziranog na aktivnostima stječu sve veću popularnost, a mnoge tvrtke već razmatraju mogućnost njihove primjene u svom uredu, ali imaju određenih poteškoća. Uprava često nije u stanju napraviti takve promjene, bojeći se suočiti se s nezadovoljstvom zaposlenika i smanjenjem njihove produktivnosti.
Denis Chernichkin, direktor tvrtke Haworth Business Interiors, rekao nam je o tome zašto promjena koncepta uredskog interijera može negativno utjecati na rad tvrtke i što treba uzeti u obzir kako bi se prostor što učinkovitije organizirao.
Koje su glavne poteškoće u provedbi projekata poput agilnog rada i rada temeljenog na aktivnostima?
- Uredi provedeni u skladu s tim konceptima, prije svega, pretpostavljaju prisutnost mnogih različitih funkcionalnih područja koja zaposlenik može odabrati prema vlastitom nahođenju, ovisno o konkretnom zadatku i vrsti aktivnosti. Ova raznolikost daje takvu slobodu djelovanja prilikom planiranja ureda da ljudi odgovorni za to ponekad nemaju pojma odakle početi, na što se usredotočiti ili uopće ne odlučuju o značajnim promjenama, a ako to učine, ne mogu jasno formulirati zadatak i objasniti arhitektima kakav rezultat treba postići. Obično su formulacije previše apstraktne, temelje se na osjećajima i trendovima, a ne na konkretnim činjenicama i statistikama. Te su želje daleko od smislenog, strukturiranog, visokokvalitetnog tehničkog zadatka, koji odražava zahtjeve za učinkovitim prostorom danas i na udaljenosti od tri do pet godina za pojedinu tvrtku. Rezultat se može pokazati neprikladnim za očekivanja kupca.
Često tvrtke, ne shvaćajući što točno žele dobiti, počnu kopirati ideje postojećih ureda bez prilagođavanja vlastitim potrebama i implementirajući ih u potpuno drugačiji prostor, u drugačijim uvjetima, u druge timove koji u osnovi nisu spremni prihvatiti takve koncepti. Kao rezultat, to dovodi do značajnog smanjenja produktivnosti.
Unatoč činjenici da su ove poteškoće svojstvene prijelazu na koncepte agilnog rada i rada temeljenog na aktivnostima, mogu nastati u stvaranju bilo kojeg prostora. Naravno, lakše je stvoriti standardni ured „otvorenog prostora“, gdje se često koriste rješenja iste vrste, ali poteškoće u formuliranju zahtjeva za učinkovitim prostorom pojavljuju se i u takvim slučajevima.
Kako definirate učinkovit uredski prostor?
- Ovo je prostor koji okuplja ljude i u kojem su oni najproduktivniji i najučinkovitiji. Ovo je okruženje u kojem radni timovi ili pojedini stručnjaci mogu maksimizirati svoj potencijal, kada ih okolni prostor ne ometa, već pomaže. A budući da svaki tim i svaki stručnjak imaju individualne karakteristike, učinkoviti prostor jedinstven je za svaku pojedinu organizaciju. Ne postoji jedinstveni scenarij ili točan odgovor, jer mnogo toga ovisi o ciljevima tvrtke. Nekima je trenutno važno smanjiti troškove, smanjiti kvadratne metre po osobi, drugima - stvoriti novi proizvod ili donijeti novu tehnologiju na tržište, nekome - povećati zadovoljstvo kupaca i kvalitetu usluge. Ponekad su ti zadaci u sukobu. Stoga svaka tvrtka mora odrediti koji su joj ciljevi, kriteriji za uspjeh i kako to postići te kako prostor može pomoći u ispunjavanju ovih zadataka.
Za početak bih predložio identificiranje jednog vrlo važnog parametra - organizacijske kulture. Ona je ta koja razlikuje tvrtke međusobno. To je izuzetno važna karakteristika koja se na našem tržištu često podcjenjuje, iako je u svijetu odavno prepoznata njena važnost. Poznavanje i razumijevanje kulture vaše tvrtke olakšava određivanje prostora koji joj treba.
Kako se kultura može povezati s prostorom?
- Kultura utječe doslovno na sve aspekte aktivnosti organizacije, uključujući upravljanje, poslovne procese, stvorene proizvode, privlačenje i zadržavanje zaposlenika, sustav donošenja odluka, reputaciju i još mnogo toga. Gradi osjećaj sigurnosti, predanosti tvrtki i utječe na zadovoljstvo i produktivnost zaposlenika. Stoga se na njega često gleda kao na punopravnu i vrlo važnu imovinu organizacije.
Obično se kultura u tvrtki povezuje s formalnim stvarima, poput korporativnih vrijednosti, radnih standarda, kodeksa ponašanja - takozvanih vidljivih čimbenika. No postoje i nevidljivi čimbenici koji određuju neizgovorena pravila i navike ljudi. Na ovom području radni prostor također igra važnu ulogu, uključujući arhitekturu, interijere i rješenja za namještaj. Odnosno, radni prostor važan je dio organizacijske kulture i mora mu odgovarati. To je poput dijela zagonetke preuzetog iz drugog seta - on ne samo da neće odgovarati susjednim elementima, već će u potpunosti pokvariti cijelu sliku. Isto je i sa svemirom. Na mnogo načina oblikuje način na koji zaposlenik radi, pa ako prostor ne odgovara trenutnoj kulturi, ljudi će raditi protiv vrijednosti tvrtke.
Ispada da će, ako zaposlenika premjestite iz jednog ureda u drugi koji se osjetno razlikuje od prethodnog, raditi drugačije?
- Sigurno. Naravno, ova promjena neće uvijek biti tako kričava, ali poanta je u tome da vrsta prostora, funkcije koje su u njemu dostupne i organizacijska kultura općenito određuju kako osoba pristupa zadacima, komunicira s kolegama i donosi odluke. Napokon, čak i ako o tome obično ne razmišljamo, utjecaj kulture na naše ponašanje zaista je velik. Vrijedno je promijeniti mjesto, a mi se već nesvjesno ponašamo drugačije.
Sviđa mi se izreka Winstona Churchilla: "Prvo definiramo oblik naših zgrada, a zatim naše zgrade određuju oblik našeg ponašanja." I zaista je tako. Uzmimo za primjer za usporedbu ponašanje ljudi izvan ureda - u skupom restoranu i u običnom pubu. U prvom slučaju pokušavamo uskladiti razinu - službeni stil odijevanja, mirni ton, često razgovor na intelektualne teme. Ali zamislite da smo u pubu - naše će ponašanje biti slobodnije i neformalnije. Isto se događa u uredima - prostor izravno utječe na ponašanje i stil rada zaposlenika.
Što ako se zaposlenicima ne sviđa prostor u kojem rade? Kako će to utjecati na njih?
- Ovo je izuzetno važno pitanje. Nezadovoljstvo zaposlenika uredskim prostorom, gdje je, na primjer, nemoguće pronaći ugodno funkcionalno područje prikladno za određeni zadatak ili postoji mnogo dosadnih smetnji, stvara značajan negativan učinak. No, nažalost, zaposlenici ne mogu sami promijeniti postojeći prostor. Takva ovlast pada na ramena stručnjaka odgovornih za stvaranje uredskog interijera, koji moraju uzeti u obzir kulturne značajke organizacije kako bi stvorili što ugodnije okruženje. Štoviše, zbog različitih vrsta aktivnosti odjela unutar jedne organizacije, postoje takozvane potkulture, koje se također moraju uzeti u obzir prilikom dizajniranja.
Svi znamo da se arhitektura različitih zemalja i gradova međusobno razlikuje, odražava kulturne karakteristike i stvara jedinstvenu atmosferu. U uredu je sve isto - dizajn i arhitektura uredskog prostora trebali bi odražavati individualnost organizacije i njezinih podjela.
Kako možete definirati svoju organizacijsku kulturu i razumjeti koji joj prostor najbolje odgovara?
- Zapravo je prilično jednostavno. Postoji klasifikacija temeljena na 25 godina istraživanja profesora sa Sveučilišta Michigan Cameron i Quinn pod nazivom "Konkurentske vrijednosti". Znanstvenici su identificirali četiri dominantne vrijednosti u tvrtkama: suradnja, rivalstvo, stvaranje i kontrola. Svaka je vrijednost povezana sa skupom karakteristika radnog prostora koji maksimalizira njegovu podršku. Inače, ovaj su model mnogi stručnjaci prepoznali kao vrlo učinkovit i ušao je u top 50 najboljih poslovnih alata u povijesti prema ocjeni Financial Timesa.
Na primjer, pogledajmo tvrtke u kojima dominira vrijednost Control. Za ove je organizacije ključno odraditi posao "kako treba". Karakterizira ih jasna organizacijska struktura, hijerarhija, stroga kontrola, obilje protokola i postupaka i formalna interakcija zaposlenika. Najčešće su to velike birokratske korporacije i vladine agencije, kao i financijski i pravni odjeli. Prostor u ovom slučaju trebao bi karakterizirati uredan, razumljiv raspored radnih mjesta, održavati hijerarhiju i status, biti opremljen visokim pregradama i posebno predviđenim prostorima za interakciju, radije odvojenim sobama za sastanke. Radna mjesta su obično izolirana, kruto podijeljena na odjele u neposrednoj blizini šefa, u interijeru se često koriste konzervativne boje.
Za usporedbu, uzmimo suprotnu vrijednost "Stvaranje". Tvrtke kojima dominira ova vrijednost karakterizira želja da prvo naprave proizvod ili uslugu, usredotočuju se na inovacije, na razmišljanje izvan okvira, na želju da postanu lider kroz novi razvoj i brže puštanje na tržište jedinstvena ponuda. Ova vrsta često se povezuje s IT tvrtkama, kao i kreativnim marketinškim agencijama, ali zapravo gotovo svaka tvrtka koja kreira vlastiti proizvod ima tu vrijednost, pogotovo ako je na vodećem položaju u svojoj industriji. Za takve je tvrtke izuzetno važno imati mogućnost održavanja grupnih rasprava, mozga, sastanaka, neformalnog dijeljenja svojih ideja s kolegama u bilo kojem trenutku. Stoga ovaj tip organizacije zahtijeva mnoštvo različitih mjesta za individualni fokusirani rad, kao i za kolektivnu interakciju i spontane sastanke, velike površine za vizualni prikaz informacija, prostraniji prostori s dobrom perspektivom, jer promiče maštu, složeniji i organski raspored, nedostatak ujednačenosti u dizajnu i ponavljanju, nadahnjujuća unutarnja rješenja, manje ograničenja i više slobode te mnoštvo različitih područja za kreativnost s dobrom akustikom, jer kreativni proces se vrlo lako uništava.
Ali najvažnije je upamtiti da svaka tvrtka uvijek kombinira sve četiri vrijednosti. U pravilu dominiraju dvoje, ali, u svakom slučaju, organizacijska kultura svake tvrtke jedinstvena je kombinacija svih ovih vrijednosti koje su prisutne u određenim omjerima. Stoga nećete moći pronaći tvrtke s istom kulturom. Poznavajući vlastitu organizacijsku kulturu, razumijevajući ravnotežu ključnih vrijednosti, možete dobiti jasnu predodžbu o tome koji je prostor potreban za svaki pojedini odjel i tvrtku u cjelini.
Kako točno možete prepoznati kulturu u tvrtki?
- Sveobuhvatan znanstveni pristup potreban je za jasnu dijagnozu organizacijske kulture tvrtke i njezinih odjela. Mi u HAWORTH-u imamo vlastitu patentiranu CultureLENS ™ metodologiju za provođenje ove vrste istraživanja. Zahvaljujući računalnoj tehnologiji, svi zaposlenici mogu sudjelovati u ovoj studiji, daljinski odgovarajući na pitanja za analizu trenutne organizacijske kulture. Najbolji menadžeri odgovaraju na dodatna pitanja koja pomažu odrediti željenu organizacijsku kulturu koju bi željeli vidjeti u svojoj tvrtki za 2-3 godine. Svi se odgovori obrađuju na računalu, što stručnjacima i stratezima za uredski prostor omogućuje da za klijenta izrade pojedinačne zaključke i preporuke. Na primjer, usporedba sadašnje i preferirane kulture može vam pomoći da shvatite u kojem se smjeru kretati i koje promjene treba provesti u uredskom prostoru da biste postigli željene rezultate bez izazivanja odbijanja i otpora osoblja.
Da li dobro razumijem da rezultati proučavanja organizacijske kulture čine osnovu projektnog zadatka za dizajn ureda? Moraju li kupci pružiti nešto drugo?
- Da, rezultat studije je detaljno izvješće, koje predstavlja kratak dizajn, detaljan projektni zadatak za stvaranje budućeg ureda s primjerima prostornih rješenja koja će podržati željenu organizacijsku kulturu proučavane tvrtke. Ali govorio sam o samo jednom alatu, iako temeljnom. Uz organizacijsku kulturu, važno je razumjeti i druge pojedinačne karakteristike organizacije - postojeće stilove rada, vrste interakcije između odjela i zaposlenika, statistiku korištenja radnih mjesta i zajedničkih mjesta, osobno zadovoljstvo trenutnim radnim prostorom itd. Postoje dodatna istraživanja koja pomažu tvrtkama da identificiraju sve ove značajke.
Za kraj, želio bih još jednom naglasiti da svaka tvrtka, kada projektira novi ured ili izvodi obnove postojećeg ureda, mora pažljivo analizirati sebe i svoje potrebe. Moguće je da ova organizacija ne treba prelaziti na okretan rad ili rad zasnovan na aktivnostima. Nitko nema zadatak pratiti modu ili biti u trendu, naša je odgovornost stvoriti pravi prostor koji povećava produktivnost, zadovoljstvo i predanost zaposlenika. Napokon, ljudi su glavna imovina svake tvrtke.
